Vedtægter for Hjortekær Tennisklub

§ 1. Klubbens navn og hjemsted
Klubbens navn er Hjortekær Tennisklub.
Dens hjemsted er Lyngby-Taarbæk Kommune.

§ 2. Formål
Klubbens formål er at skabe bedst mulige vilkår for tennis spillets og padel spillets udøvelse. Dette gælder for alle aldersgrupper og for alle spillekategorier. Klubben ønskes endvidere skabt grundlag for et socialt liv og et fællesskab, der giver medlemmerne lyst til og mulighed for at engagere sig og tage medansvar.

§ 3. Medlemskab af organisation
Klubben er medlem af Tennis Øst under Dansk Tennis Forbund og er undergivet deres love og bestemmelser.

§ 4. Optagelse af medlemmerAdgang til at søge optagelse har alle interesserede.
Indmeldelse sker på klubbens hjemmeside. Enhver optagelse som medlem skal dog godkendes af bestyrelsen, der om fornødent midlertidigt kan standse medlemstilgangen til klubben. Der kan optages såvel aktive som passive medlemmer.

§ 5. Kontingent – aktiv medlemskab
For at være aktivt medlem betales helårskontingent, som giver ret til spil i sommer sæsonen samt ret til ansøgning om indendørsspil. Kontingentet betales senest 1.april.
Ved indmeldelse efter 1. august betales halvt helårskontingent som forfalder straks. Indendørsspil giver ret til spil i vintersæsonen, og betales senest 15. oktober.
Nye medlemmer, herunder tidligere medlemmer der ønsker at blive medlem på ny, skal betale indskud.
Helårskontingent, indskud, og indendørsspil fastsættes på den ordinære generalforsamling.
Definitionen af juniorer: Børn og unge under 25 år pr. 1. januar i det regnskabsår, kontingentet vedrører.
Udmeldelse i løbet af regnskabsåret berettiger ikke til refusion af en del af kontingentet.
Padel medlemskab giver ret til spil hele året på padelbaner der er åbne hele året i Lyngby Idrætsby.

§ 6. Spilleret – aktiv medlemskab
Medlemmerne har ikke ret til at spille på banerne før de har betalt kontingent. Såfremt medlemskontingent ikke er betalt senest 14 dage efter den i § 5 anførte frist kan medlemmet slettes af medlemslisten.

§ 7. Passivt medlemskab
Enhver kan på begæring optages som passivt medlem. Passivt medlemskab giver ikke ret til at spille på Hjortekær Tennisklubs anlæg. Passivt medlemskab giver ikke særlige rettigheder ved overgang til aktivt medlemskab.
Kontingent for passivt medlemskab fastsættes på den årlige generalforsamling i tilknytning til fastsættelse af kontingent for aktivt medlemskab. Kontingentet betales forud for en sæson ad gangen. Et passivt medlem, der tidligere har været aktivt medlem, kan blive aktivt medlem uden at betale indskud. hvis medlemskabet ikke har været afbrudt. Medlemmet skal selv kunne dokumentere dette.

§ 8. Udmeldelse
Udmeldelse sker ved skriftlig henvendelse til klubbens kontor eller et bestyrelsesmedlem senest 15. marts

§ 9. Eksklusion
Bestyrelsen er ved enstemmighed berettiget til at ekskludere et medlem, når den finder særlig anledning dertil, dog har vedkommende i hvert tilfælde ret til at indanke sagen for den først kommende generalforsamling.

§ 10. Ordinær generalforsamling
Generalforsamlingen er den højeste myndighed i alle klubbens anliggender, og er beslutningsdygtig, når den er indvarslet på lovlig måde uden hensyn til antal af fremmødte.
Generalforsamlingen afgør ved simpel stemmeflerhed de forslag, der i overensstemmelse med dagsordenen bliver forelagt.
Generalforsamlingen indkaldes med 8 dages varsel ved skriftlig meddelelse, der udsendes som email eller brev indeholdende specificeret dagsorden til medlemmerne.
Forslag fra medlemmerne skal inden årsskiftet indleveres til formanden.
På hver generalforsamling vælges en dirigent, der leder forhandlingerne og afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandlingsmåde og stemmeafgivning.
Generalforsamlingen afgør hvert enkelt tilfælde ved simpelt stemmeflertal i, hvorvidt afstemningen skal foregå skriftligt eller på anden måde. Intet medlem har ret til at afgive sin stemme uden ved personlig nærværelse.
Stemmeret på generalforsamlingen har alle aktive medlemmer.

§ 11. Dagsorden
Dagsorden for den ordinære generalforsamling, der afholdes i februar, skal omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år.
3. Forelæggelse af regnskab for det forløbne år til godkendelse, samt budget for det kommende år.
4. Behandling af eventuelt indkomne forslag.
5. Fastsættelse af kontingent.
6. Valg af formand (ulige år).
7. Valg af kasserer (lige år).
8. Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer (jfr. § 13).
9. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen.
10. Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant.
11. Eventuelt..

§ 12. Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med 8 dages varsel, indeholdende specificeret
dagsorden til medlemmerne.
Ekstraordinær generalforsamling skal uopholdeligt indkaldes med det nævnte varsel, når mindst 20 af de stemmeberettigede medlemmer indgiver skriftlig begæring herom til bestyrelsen, ledsaget af en konkret formulering og motivering af de spørgsmål, der ønskes behandlet.

§ 13. Bestyrelsen
Klubbens daglige ledelse er bestyrelsen, der vælges af generalforsamlingen. Bestyrelsen består af 5-7 medlemmer, hvoraf formanden, kasserer og mindst 1 medlem er myndige.
Formand og kasserer vælges særskilt, og bestyrelsen konstituerer sig selv på de øvrige poster.
Bestyrelsesmedlemmerne vælges for 2 år og afgår efter tur, således at formanden og 1 medlemmer afgår sammen og kassereren og 2 medlemmer afgår det følgende år. De fratrædende bestyrelsesmedlemmer kan genvælges. Såfremt formand og/eller kasserer fratræder uden for generalforsamlingen, skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling iflg. vedtægternes §12.
Til at binde klubben udadtil, kræves mindst formanden og 2 myndige bestyrelsesmedlemmers underskrift. Bestyrelsen er for sine handlinger ansvarlig over for generalforsamlingen. Den antager, så vidt den finder det nødvendigt, lønnet arbejde.
Bestyrelsesmøder afholdes så ofte formanden finder det nødvendigt og indkaldes da af formanden med mindst 2 dages varsel. Ved lige stemmetal er formandens stemme udslagsgivende.
Bestyrelsen indkasserer alle med klubben og dens drift forbundne indtægter og er berettiget til at
afholde alle forfaldne udgifter, til hvis bestridelse den i fornødent fald kan optage lån. Til ejendomskøb, pantsætning eller realisation af fast ejendom og lignende transaktioner kræves dog generalforsamlingens samtykke. Bestyrelsen kan udnævne æresmedlemmer af klubben..

§ 14. Regnskab og revision
Klubbens regnskabsår er fra 1. januar til 31. december. Revisorerne gennemgår det årlige regnskab, der skal indeholde driftsregnskab og statusopgørelse, og foretager indstilling herom til generalforsamlingen. Regnskabet skal af bestyrelsen tilstilles revisorerne senest 14 dage før generalforsamlingen. Regnskabet forelægges generalforsamlingen. Kassereren udleverer, så ofte bestyrelsen måtte ønske det, udtog af klubbens regnskaber, dog mindst hvert kvartal.

§ 15. Vedtægtsændringer.
Til vedtagelse af lovændringer eller tilføjelser til lovene (jfr. dog § 12 og § 16) kræves, at mindst 1/3 af klubbens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og at ¾ af de afgivne stemmer for ændringen.
Er der ikke mødt 1/3 af klubbens stemmeberettigede medlemmer, indkaldes en ekstraordinær generalforsamling, hvor de bestemmelser kan tages med ovennævnte kvalificerede majoritet uden hensyn til de mødendes antal.
Såfremt en ny generalforsamling er varslet i indkaldelsen, kan denne afvikles umiddelbart efter den først afholdte.

§ 16. Klubbens opløsning, eller ændring af formål
Bestemmelse om klubbens opløsning eller forandring af formål, jfr. § 2, kan kun tages på en i dette øjemed særlig indkaldt generalforsamling. Halvdelen af klubbens stemmeberettigede medlemmer må være til stede, og mindst 5/6 af de mødte stemmeberettigede må afgive deres stemme for forslaget.
Såfremt der ikke er mødt tilstrækkeligt antal stemmeberettigede medlemmer, sammenkaldes en ny generalforsamling, hvor bestemmelse da tages med ovennævnte kvalificerede majoritet uden hensyn til de mødendes antal.
Ved en eventuel opløsning skal klubbens midler i form af formue og aktiver, gå til at skabe bedst mulige vilkår for tennis spillets og padel spillets udøvelse, i Lyngby Taarbæk Kommune. Dette gælder for alle aldersgrupper og for alle spillerkategorier.

§ 17. Overgangsbestemmelser
Vedtægterne træder i kraft straks ved deres endelige vedtagelse. Disse vedtægter er godkendt på klubbens generalforsamling den 31. maj 2023